Come automatizzare le parti noiose del proprio lavoro con la RPA

di Davide Bruno
Business Analyst and Content Creator

Ogni giorno, chiunque lavori al computer, molto probabilmente dedica del tempo ad attività ripetitive e noiose. Attività che devono essere portate a termine ma fanno solo perdere gran tempo e, se possibile, vengono delegate all’ultimo arrivato.

Utilizzando il pacchetto Office abbiamo scoperto l’uso delle Macro che almeno su Excel hanno dato una bella svolta a lavori di pulizia dati e formattazione dei fogli. Sempre in casa Microsoft, stesso discorso vale per le regole della mail di Outlook, che ci evitano almeno di spostare mail in giro per il nostro account o fare semplici rinvii automatici. 

Il problema più grande delle macro di Office è che sono attività legate proprio e solo a questi pochi strumenti. Spesso ci troviamo ad usare altri software, tool aziendali ecc “luoghi” inarrivabili per le nostre Macro (è vero che ci sono dei guru che fanno magie anche fuori da Office…).

Come si fa in questo caso?

Possiamo interessarci alla RPA ovvero Robot Process Automation cioè una tecnologia piuttosto recente che permette di simulare le azioni di un utente su di un sistema operativo, creando un “robot” virtuale che “muove il mouse” sullo schermo al posto nostro.

Al momento questi software permettono di svolgere processi sempre uguali (o con piccole variazioni) senza errori di distrazione tipici degli umani, non ci troviamo ancora di fronte a sistemi senzienti (non si tratta di Intelligenza Artificiale). 

Giusto per capirci, cosa può fare un RPA?

Immaginiamo semplicemente di dover fare una copia periodica di backup di diversi file da una cartella ad un’altra, oppure di dover scaricare manualmente e singolarmente una marea di documenti da un sito a cui accedere tramite credenziali, oppure ancora di dover svolgere delle operazioni di routine prima di poter iniziare il lavoro quali ad esempio aprire alcuni siti internet con relativi log-in, scaricare magari l’estratto conto della banca, scaricare e aprire un pdf con report quotidiani ecc ecc.

Sono tutte attività “veloci” se prese singolarmente ma che fanno perdere tempo se fatte tutti i giorni e tutte insieme. Inoltre sono davvero noiose, le facciamo pensando ad altro, non ci portano alcun vantaggio in termini di conoscenze e basta cliccare il tasto sbagliato per dover ripetere l’intera operazione.

Immaginiamo quindi di accendere il pc appena arrivati a lavoro, avviare il bot che fa tutte queste operazioni al posto nostro, prendere un caffè o finire di sistemare la scrivania e avere tutte le attività di cui sopra già fatte!

Comodo no?

Prima di dare degli esempi di programmi RPA per computer e per cellulari, vorrei ricordare che la tendenza di questi ultimi anni è fornire agli utenti gli strumenti per creare app o bot senza programmare o meglio “programmare senza la programmazione”. I sistemi RPA che si stanno diffondendo ultimamente permettono davvero di creare delle automazioni come sopra, senza compilare né conoscere alcuna riga di codice. 

Per creare una semplice automazione su pc, basta aprire il programma RPA, scegliere da un elenco predefinito un’azione che si intende far svolgere al bot in automatico (es. fare clic con il tasto sinistro del mouse), indicare direttamente a schermo dove eseguire l’azione (es. in una specifica finestra, un tasto preciso) e continuare così indicando tutte le altre operazioni accessorie desiderate. Tutto ciò avviene individuando e trascinando singole operazioni con il mouse direttamente nel programma RPA esattamente come si fa quando si costruisce una Tabella Pivot di Excel. 

Sulla scrivania del programma RPA verrà creato una sorta di diagramma di flusso con tutte le operazioni in fila.

In alternativa, all’utente basterà avviare una sorta di macro e svolgere tutte le operazioni che desidera vengano fatte dal pc. 

È incredibilmente facile.

Chiaramente per operazioni più lunghe, per “decisioni” da far prendere al pc ecc serve smanettare un po’ ma con le tante guide online e con i forum di appassionati online non risulta difficile creare progetti avanzati.

I programmi che ho testato io sono UiPath e Microsoft Process Automation per il computer, Macrodroid per cellulari Android e Comandi per iPhone (app già presente nei dispositivi).

UiPath è generico e molto diffuso mentre il prodotto di Microsoft funziona molto bene con tutte la Suite da lavoro.

Online ci sono professionisti che fanno veri e propri miracoli con questi applicativi e riescono a livello aziendale a fare risparmiare decine di ore agli impiegati.

Credo che almeno una minima conoscenza di UiPath possa venirci incontro nella vita frenetica di tutti i giorni e soprattutto credo sia meglio lasciare i lavori time consuming ai robot.

Quali sono le operazioni noiose che svolgi più di frequente? Potrebbe valere la pena dedicare un po’ di tempo per automatizzarle?

Ne hai mai sentito parlare?

Lo usi nel tuo lavoro?