Formule Tridimensionali e formattazioni in Excel per creare Report

di Luca Vanzulli
Blogger, Planning & Control Specialist, Content Marketer

Quando si tratta di creare report aziendali, Excel sempre uno strumento evergreen. Tuttavia, spesso ci troviamo a dover gestire dati complessi provenienti da diverse fonti. In questo contesto, le formule tridimensionali di Excel possono fare la differenza, semplificando il processo di analisi e generazione di report e creando delle automazioni. L’importante è dedicare del tempo alla progettazione del template e alla normalizzazione dei dati da ricevere o da importare in modo tale da non perdere tempo in formattazioni.

Cos’è una Formula Tridimensionale in Excel?

Una formula tridimensionale in Excel è un potente strumento che consente di effettuare calcoli su dati disposti in fogli di lavoro multipli. Questo è particolarmente utile quando hai dati correlati distribuiti in più fogli Excel o in diverse sezioni di un unico foglio di lavoro.

Vantaggi delle Formule Tridimensionali

L’utilizzo delle formule tridimensionali in Excel offre vari vantaggi:

• Risparmio di tempo: Riduci il tempo necessario per effettuare calcoli complessi su grandi volumi di dati distribuiti.
• Precisione: Minimizza gli errori di calcolo, poiché le formule tridimensionali considerano automaticamente dati da diverse fonti.
• Aggiornamenti semplici: Se i dati cambiano, le formule tridimensionali si aggiornano automaticamente.
• Analisi approfondite: Puoi esaminare i dati da diverse angolazioni, consentendoti di ottenere una visione più completa.

Esempio pratico: Un Report delle Vendite Trimestrali

Immaginiamo di dover creare un report delle vendite per una pmi operante prevalentemente sul mercato europeo e con uffici presenti in Italia, Irlanda, Polonia, Spagna e Francia. L’azienda non è ancora molto attrezzata a livello di sistemi informativi integrati. Pertanto occorre adottare una procedura molto snella per il monitoraggio delle vendite.

Le formule tridimensionali in Excel semplificano notevolmente la creazione di report consolidati quando hai dati distribuiti su diversi fogli di lavoro. Sono un ottimo strumento per risparmiare tempo ed evitare errori manuali durante il processo di consolidamento dei dati.

Passo 1: Preparare i fogli di lavoro

Il primo passo è quello di preparare una tabella standard per tutti i paesi, già formattata in modo identico.  In particolare è stata realizzata una tabella standard a matrice con i mesi in in riga e i nomi dei prodotti in colonna. Al fine di monitorare i dati e analizzarli, si utilizza un semplice modello excel, che comprende 5 fogli di lavoro ognuno specifico per le vendite dei suddetti paesi.

Nel nostro esempio si è deciso di aggiungere tutti gli elementi richiesti dal management: grafici dei trend mensili per servizio, % incidenza mensile per servizi e per mese, media mese.

Qui sotto, viene riportato lo screenshot del template adottato:

Procedere a inserire i fogli di lavoro separati per i paesi (Italy, Ireland, Poland, Spain, France) e un foglio di lavoro di consolidamento che collegheremo agli altri fogli con la formula tridimensionale applicata alla somma.

Ogni mese gli uffici inviano i riepiloghi delle vendite per ciascun paese e per tipologia di prodotto.

Avremo, pertanto le seguenti tabelle per i 5 paesi:

Passo 2: Utilizzare la Formula Tridimensionale SUM

Nel foglio di lavoro di consolidamento, posizionati nella cella in cui desideri visualizzare il totale consolidato delle vendite. Utilizzeremo la formula SUM tridimensionale per sommare le vendite da tutti i fogli dei paesi. La formula dovrebbe apparire così:

=SUM(‘Italy:France’!C5).

In questa formula, ‘Italy:France’!C5 indica che stai sommando il valore della cella C5 in tutti i fogli dei paesi da Italy a France. Assicurati che i nomi dei fogli dei paesi siano scritti correttamente e che siano separati da due punti.

Passo 3: Applica la Formula

Dopo aver inserito la formula nella cella di consolidamento, premi Invio. Excel sommerà automaticamente i valori della cella C5 in tutti i fogli dei paesi specificati.

Passo 4: Ripeti per Altre Celle o Periodi

Se desideri consolidare i totali di altre celle o per altri periodi, puoi semplicemente copiare e incollare la formula tridimensionale in altre celle del foglio di consolidamento. Modifica la cella di riferimento (ad esempio, da C5 a un’altra cella) se necessario.

Passo 5: Ottieni il Totale Consolidato

Alla fine, otterrai il totale consolidato delle vendite da tutti i paesi per la cella specifica che hai selezionato nel foglio di consolidamento.
Procedere poi ad creare dei grafici di sintesi per un migliore effetto visuale e un riepilogo per Nazione e servizio:

Conclusioni

In conclusione, come avete potuto constatare, l’uso delle formule tridimensionali in Excel può semplificare notevolmente la creazione di report basati su dati aggregare. Questo semplice approccio permette di risparmiare tempo, migliorare la precisione e ottenere una visione più chiara dei dati aziendali. La gestione di dati provenienti da diverse fonti, da aggregare in un output finale,  può decisamente considerare l’utilizzo di formule tridimensionali per migliorare la tua experience nella realizzazione di reporting in Excel.