Come fare le cose giuste al momento giusto. Un caso di applicazione della Matrice di Eisenhower con Excel

di Davide Bruno
Business Analyst and Content Creator

Ogni giorno siamo obbligati a prendere una miriade di decisioni per svolgere al meglio il nostro lavoro. Siamo però davvero sicuri che tutto ciò che facciamo serva davvero a renderci efficienti ed efficaci? Non è che alcune cose che ci ostiniamo a fare ci portano via più tempo rispetto al reale impatto che ci danno? Ci stiamo avvicinando con quella specifica azione al nostro obiettivo? Dando per scontato di avere ben chiaro l’obiettivo cui vogliamo tendere, di seguito analizzeremo una strategia che può tornarci utile nella vita di tutti i giorni. Per far ciò naturalmente utilizzeremo un foglio dedicato in Excel da tenere sempre a portata di mano quando facciamo “il punto della situazione”.

Partiamo dalla base, chi era Eisenhower e cosa ha inventato.

Generale americano e 34° presidente degli USA Dwight D. Eisenhower ha avuto una carriera brillante che, giustamente, l’ha portato a dover affrontare milioni di problemi e di doversi interfacciare con un’infinità di persone. Per prendere le migliori decisioni ha messo “nero su bianco” le sue attività e ha creato la matrice che riporta il suo nome.

A cosa serve la matrice di Eisenhower.

Serve per riordinare le idee e dare le giuste priorità. Di fronte ad un’attività bisogna chiedersi quanto questa sia utile ed importante per noi. Per capire esattamente cosa fare si può usare questo strumento semplice ma efficace con cui riflettere e focalizzare il problema. Ponendosi due domande e dandosi due semplici risposte si può indirizzare l’attività nel migliore dei modi, vagliando quattro possibilità d’azione.

Quali domande farsi e quali risposte darsi.

Bisogna semplicemente chiedersi se ciò che si deve fare è urgente e importante e rispondere a ciascuna delle due con un sì o con un no. La combinazione di urgente/importante e sì/no è fondamentale. Le risposte possibili sono:

• 1) Urgente e importante;
• 2) Non urgente e importante;
• 3) Urgente e non importante;
• 4) Non urgente e non importante.

Ricordiamoci i numeri e l’ordine appena visto.

Vediamo ora a cosa corrisponde nella pratica ciascuna risposta.

Dopo aver individuato la risposta corretta bisogna concentrarsi sull’azione da compiere che rispettivamente sarà da fare subito, da posticipare, da delegare e da cestinare o archiviare. Riepilogo per semplicità i passaggi con l’aggiunta di un elemento, il quadrante della Matrice incaricato di accogliere la nostra to-do list:

Cosa fare dopo aver ottenuto la risposta.

Dopo esserci chiesti se un’attività sia urgente o meno, importante o meno dobbiamo inserire l’attività nella matrice/quadrante.

Come è fatta la Matrice.

È semplicemente una tabella con quattro quadranti in cui allocare nel campo corretto l’attività presa in considerazione. In base ai numeri ed all’ordine visto sopra relativamente alle risposte possibili, basta inserire l’attività nel corretto campo.

Se non pago entro fine settimana il fornitore X, non potrò più avere elettricità in casa!

Possiamo dire che è urgente? Sì! È importante? Decisamente sì! Quindi doppio sì, è una cosa da fare subito! E così via. Di base il ragionamento da fare è questo. La vera difficoltà è concentrarsi e approfondire il singolo task da valutare. Relativamente all’analisi della singola attività non posso essere più di tanto d’aiuto anche se il mio consiglio è quello di iniziare a segnare tutte le attività che ci vengono in mente e nel caso correggere l’allocazione in un secondo momento.

Posso esserti d’aiuto per quanto riguarda la compilazione della Matrice.

Ho fatto un file Excel il cui screen è riportato qui sotto e che è scaricabile liberamente.

Ho cercato di farlo il più semplice e minimalista possibile infatti è composto di sole tre parti, partendo da destra:

• Mini guida;
• Griglia di inserimento;
• Matrice.

Come si usa questa Matrice in Excel?

Nella griglia di inserimento bisogna sostituire “Attività da fare numero…” con la nostra attività e selezionare Sì o No dai menù a tendina delle due colonne successive se l’attività è urgente e importante. Poi è finito! Sì, già fatto! Il foglio compilerà in automatico la Matrice e si dovrà “solo” verificare la coerenza del ragionamento dietro alla scelta del Sì o del No visto poco prima. Semplice no? Se proprio vogliamo complicarci la vita, all’interno della Matrice subito prima di ciascuna attività si trova un altro menù a tendina. Questo può servire per individuare lo stato avanzamento del task. Se si seleziona “J” esce la faccina sorridente, se si sceglie “K” troviamo la faccina a metà sorriso ed infine se selezioniamo “L” esce la faccina triste. Se un’attività è da togliere basta tornare nella griglia e cancellare tutta la riga relativa.

Se desideri anche tu scaricare la Matrice di Eisenhower a cura di Davide Bruno, clicca qui e compila il form di contatto, indicando nel campo messaggio “Matrice di Eisenhower” e riceverai il file Excel via email. 

Provalo e facci sapere!